Asociațiile de proprietari n-au dreptul să ceară locatarilor fotocopii după buletin sau alte documente pentru cartea de imobil. Acestea au obligația de a respecta Regulamentul european privind protecția datelor, dar și controalele efectuate de Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal.
Potrivit normelor metodologice de aplicare unitară a dispozițiilor Ordonanței de Urgență a Guvernului nr. 97/2005 privind evidența, domiciliul, reședința și actele de identitate ale cetățenilor români, înscrierea persoanelor în cartea de imobil se face în baza actului de identitate, iar în cazul copiilor care au sub 14 ani, în baza certificatului de naștere. Pentru înscrierea persoanelor în cartea de imobil nu pot fi solicitate fotocopii ale actelor de identitate, certificatelor de stare civilă sau titlurilor de proprietate, normele stabilind că acestea pot fi verificate doar vizual pentru conformitate.
Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal a atras atenția asociațiilor de proprietari încă din anul 2019 pentru că încălcau normele de protecția datelor, iar una dintre problemele frecvente era cererea copiilor după diverse documente, în special după actele de identitate pentru a completa cartea de imobil.
Responsabilii cărții de imobil au următoarele atribuții:
- să solicite persoanelor care locuiesc în imobil prezentarea actelor de identitate, în termen de 15 zile de la sosire, în vederea înscrierii datelor în cartea de imobil;
- să atenționeze persoanele care au actele de identitate cu termenul de valabilitate expirat sau care nu și-au efectuat schimbarea domiciliului sau stabilirea reședinței;
- să păstreze, să actualizeze și să utilizeze datele din cartea de imobil cu respectarea dispozițiilor Legii nr. 677/2001 pentru protecția datelor cu caracter personal și libera circulație a acestor date;
- să păstreze în bune condiții cartea de imobil, să nu o înstrăineze, iar la mutarea din imobil să o predea președintelui asociației de proprietari.
Cartea de imobil se prezintă spre verificare numai polițiștilor și lucrătorilor de la serviciile publice de evidență a persoanelor.
Regulamentul general privind protecția datelor impune tuturor celor ce prelucrează date să respecte câteva principii de bază, printre care:
- datele trebuie să fie prelucrate în mod legal, echitabil și transparent față de persoana vizată;
- datele prelucrate sunt adecvate, relevante și limitate la ceea ce este necesar în raport cu scopurile în care sunt prelucrate.
În altă ordine de idei, a cere copii după un act de identitate înseamnă obligația de a numi un responsabil pentru protecția datelor, lucru nedorit de asociațiile de proprietari.
