Ministerul Finanțelor a contractat servicii de legătorie pentru documentele din arhivă
În noiembrie anul trecut, într-un context în care discuțiile despre măsuri de ajustare bugetară dominau agendele, Ministerul Finanțelor a lansat o procedură de achiziție pentru servicii de legătorie a arhivei sale. Deși instituția gestionează deja un serviciu arhivistic intern, obiectivul atragerii unei ore de colaborare private a fost să asigure îndosarierea, numerotarea paginilor și desprăfuirea foilor din dosarele aflate în gestiune, sub supravegherea personalului ministerului. Această mutare a fost prezentată ca o completare a infrastructurii existente, cu un accent pe eficientizarea proceselor de păstrare și evidențiere a documentelor contabile, financiare și ale actelor oficiale depuse de-a lungul anilor.
Afacerea a ajuns în etapa finală de selecție la sfârșitul lunii mai ale acestui an, când instituția a încheiat un acord-cadru cu o firmă privată pentru o sumă de aproximativ 1,8 milioane de lei, pentru realizarea serviciilor remunere. În baza contractului, prestatorul urma să se ocupe de organizarea materialului arhivistic, încadrarea în fondul arhivistic al ministerului, precum și de activități de verificare și securizare a documentelor, toate sub monitorizarea și avizarea echipelor din cadrul ministerului.
Procedura inițială a fost demarată în noiembrie 2025, printr-un anunț public de participare publicat în sistemul dedicat achizițiilor, iar obiectul contractului prevedea servicii de legare a documentelor ce urmau să se desfășoare în toate cele patru sedii ale Ministerului Finanțelor din București. Este vorba despre sediul central, sediul Unității Centrale de Armonizare pentru Auditul Public Intern, sediul central al Agenției Naționale de Administrare Fiscală și sediul ministerului din strada Mircea Vodă, toate reprezentând locațiile în care se vor opera lucrările de arhivare, gestionare și întreținere a fondului arhivistic.
Acordul-cadru, cu o durată de patru ani, a fost stabilit pe un buget estimat inițial de 1.854.000 de lei fără TVA, respectiv 2.243.340 de lei cu TVA inclusă, incluzând un număr estimat de 120 de unități arhivistice, la un preț estimat de 14,45 lei fără TVA pentru fiecare piesă. În etapele de achiziție, autoritatea contractantă a organizat o licitație deschisă, iar la data de 8 mai 2026 a fost încheiat contractul cu SC Penta Doc Pak SRL, pentru un total final de 1.494.000 de lei fără TVA, respectiv 1.807.740 de lei cu TVA inclusă (echivalent aproximativ 361.548 de euro).
În contextul deciziei, la sediile principale ale ministerului există un Serviciu de Arhivă care gestionează în mod curent documentele contabile, situațiile financiare și actele oficiale depuse de-a lungul timpului, iar această achiziție a vizat consolidarea capacității operative a acestei structuri. Conform caietului de sarcini, operatorul ales urma să organizeze fondul arhivistic în vederea asigurării unei gestionări conforme cu cadrul legislativ referitor la arhivele de interes public. În această ordine de idei, proiectul vizează realizarea unei arhivări sistematice, cu respectarea prevederilor legale în vigoare, în scopul facilitării accesului la documente și a trasabilității operațiunilor pe parcursul următorilor ani.
